Hoe schrijf je een management samenvatting voor IT voorstellen
"Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk." Die zin heb je waarschijnlijk al talloze keren gehoord, maar in het geval van voorstellen is het wel degelijk waar. Je wilt de lezer vanaf het allereerste begin overhalen. Een sterke, boeiende en goed geschreven managementsamenvatting is daarbij essentieel. Dat klinkt logisch, maar hoe doe je dat? Wat zijn enkele best practices hiervoor? Hoe lang moet een managementsamenvatting eigenlijk zijn? Zijn er ook best practices die specifiek van toepassing zijn op voorstellen in IT? In deze blogpost geven we je een paar snelle tips over hoe je een managementsamenvatting schrijft voor voorstellen in de IT-sector!
De structuur van je managementsamenvatting
Er zijn talloze manieren om je managementsamenvatting te structureren en iedereen denkt daar weer anders over. In de praktijk maakt het echter niet zoveel uit. Zolang je managementsamenvatting maar de volgende hoofdonderdelen bevat, zit je goed.
- Refereer aan de doelstellingen en de belangrijkste eisen van de klant, en de voordelen die ze zullen behalen met het project. Dit laat klanten zien dat je begrijpt wat ze doen en wat hun behoeften zijn.
- Beschrijf de kenmerken van een succesvolle oplossing en de leverancier van die oplossing. Dit laatste uiteraard ten gunste van jezelf. Dit is een geweldige manier om je concurrenten in de val te lokken, terwijl je tegelijkertijd indruk kunt maken met je eigen bekwaamheid.
- Geef een overzicht van je aanbod. Natuurlijk blijkt jouw aanbod dan niet geheel ontoevallig alles te bevatten om er een succes van te maken.
- Leid je strategie in. Zorg ervoor dat de lezer begrijpt waarom ze voor jou moeten kiezen in plaats van de concurrentie en leid elk van je thema's in: de drie of vier belangrijke boodschappen in jouw zakelijke voorstel die de potentiële koper moet onthouden.
- Sluit af met een korte samenvatting van de volgende stappen zoals jij die voor je ziet, bijv. hoe je team ernaar uitkijkt om het project tot een succes te maken en dat je [datum] vrij houdt in de agenda om jouw aanpak en de voordelen ervan in levende lijve te verduidelijken.
Je kunt deze structuur gemakkelijk al van tevoren opschrijven en dan gewoon de open plekken invullen. Dit helpt ook als je wilt dat anderen een bijdrage leveren. Niemand begint graag helemaal vanaf nul en de meeste mensen die geacht worden bij te dragen, zullen het zo lang mogelijk uitstellen, of het zelfs gewoon helemaal niet doen. Dus, de beste manier om mensen op tijd een bijdrage te laten leveren en te zorgen dat hun reactie iets is waar je ook echt wat aan hebt, is om een structuur aan te leveren die ze alleen in hoeven te vullen.
De lengte van jouw managementsamenvatting
Dit is een vraag die heel veel mensen stellen: "Hoe lang moet mijn managementsamenvatting zijn?" Het belangrijkste om rekening mee te houden is, dat je snel de aandacht van je lezer moet trekken. Als je het mij vraagt, heeft dat niet per se te maken met hoe lang je managementsamenvatting is. Hij kan slechts 5 pagina's lang zijn en toch de aandacht van je lezer trekken. Als die 5 pagina's goed zijn geschreven, maakt het niet uit dat je 5 pagina's hebt gebruikt in plaats van de gebruikelijke 1 of 2.
Dat gezegd hebbende, maak je managementsamenvatting niet langer dan nodig is. Een korte tekst is altijd makkelijker in je op te nemen dan een langere. Er is dan bovendien minder kans op dat je de aandacht van de lezer verliest.
Wanneer moet je jouw managementsamenvatting schrijven?
Nog een vraag die ik steeds weer hoor. Wanneer moet je jouw managementsamenvatting schrijven, voor of nadat je de rest van het voorstel heb geschreven?
Sommige mensen vinden dat je een managementsamenvatting pas moet schrijven nadat je de de rest van het voorstel hebt voorbereid. Met deze aanpak heb je de kans om de doelstellingen en de oplossingen eerst door te nemen, zodat je een beter idee hebt van wat je wilt zeggen en hoe je dit in de managementsamenvatting tot uiting wilt laten komen. Een ander voordeel: mocht je oplossing zijn veranderd, nadat je met het voorstel bent begonnen, dan kun je jouw managementsamenvatting daar eenvoudig op aanpassen.
Andere mensen zijn weer van mening dat je moet beginnen met de managementsamenvatting, omdat het je helpt je concept uiteen te zetten en je gedachten te organiseren voor het voorstel als geheel. Beginnen met de managementsamenvatting is ook een manier om richting te geven aan leden van je team die belast zijn met het voorbereiden van delen van het voorstel.
In een managementsamenvatting voor de IT-sector zou mijn voorstel zijn dat je een beetje van beide benaderingen gebruikt. Stel vroeg in het proces je managementsamenvatting in concept op, nadat jij en jouw team hebben besloten wat de ideale oplossing voor de klant zou zijn. Doe dit wel voor je het hele voorstel hebt uitgeschreven. Neem een beslissing over de juiste technologie, de juiste implementatie en de juiste aanpak. Vermeld en structureer dit in je managementsamenvatting en schrijf dan de rest van het voorstel. Gebruik hierbij de managementsamenvatting als leidraad.
Een paar best practices
Vermijd te technish taalgebruik
Technische taal gebruiken is onvermijdelijk in IT, maar bewaar dergelijk taalgebruik voor in het voorstel zelf. Managementsamenvattingen worden gewoonlijk niet gelezen door mensen met een uitgebreide kennis van diverse IT-technologieën en benaderingen. Tenzij je er absoluut zeker van bent dat de enige persoon die de samenvatting leest ingenieur of ontwikkelaar is, of iemand die precies begrijpt waar je het over hebt, is het beter om niet te technisch te worden. Vergeet niet dat de tekst van een managementsamenvatting moet overtuigen: je verkoopt de voordelen, niet de functies.
Focus op je klant
Vertel je klant wat hij of zij wil weten, niet wat jij de klant wilt vertellen. Zoals bij elke tekst moet je het schrijven voor je doelgroep, dus zorg ervoor dat je daar over nadenkt: waar knappen ze op af, en waar worden ze blij van? Ook: het gaat over hen, dus niet over jou. Vermeld de bedrijfsnaam van de klant, voeg hun logo ergens toe, enzovoort. Dit maakt dat je managementsamenvatting, en bij uitbreiding jouw voorstel, voelt als een document dat speciaal voor hen is bestemd.
Review, review, review
Tenslotte - en dit zou vanzelfsprekend moeten zijn: laat altijd iemand anders de tekst lezen om typfouten, grammaticale missers en dergelijke te voorkomen.
🚀 Conclusie
Een pakkende managementsamenvatting is natuurlijk geen garantie dat je voorstel wordt aangenomen, maar het vergroot wel je kansen. Veel van de tips en best practices in deze blogpost zijn van toepassing op managementsamenvattingen in het algemeen (zoals het zo kort mogelijk houden, of focussen op de klant). In het specifieke geval van IT zou ik er altijd voor zorgen
- dat de managementsamenvatting voor iedereen leesbaar is. Dat betekent dat je taalgebruik toegankelijk moet zijn en dat je technische termen zoveel mogelijk moet vermijden. Je kunt in het voorstel zelf ingaan op de technische details.
- je de managementsamenvatting schrijft direct nadat je met de projectmanagers en ontwikkelaars een beslissing hebt genomen over de technologie, implementatie en aanpak. Op die manier kan de managementsamenvatting als leidraad dienen, terwijl er toch genoeg flexibiliteit is om enkele details van de oplossing in het voorstel op te nemen.
Voor meer tips en tricks over het schrijven van een managementsamenvatting, of voorstellen in het algemeen, kan ik het boek Proposal Essentials van Jon Williams en BJ Lownie van harte aanbevelen.
