Agile not for dummies: het verschil tussen traditionele en Agile methodes

De onderliggende fundamentele verschillen werden me al snel duidelijk toen ik de combinatie van Scrum en Prince2 onderzocht. De conclusie is dat je beide kan combineren mits je op het hogere niveau blijft. Prince2 wordt doorgaans gebruikt rondom het team en Scrum in het team.

Maar als we in detail treden dan werkt het niet meer. Waarom? Ik zal het uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Bij Prince2 is er sprake van RACI-modellen per rol: lange takenlijsten per rol met een uitgebreide beschrijving. Dat gebeurt niet in Agile. Het team is verantwoordelijk zonder dat rollen tot in detail worden beschreven. Uit dit voorbeeld blijkt dat de Agile filosofie afwijkt van die van Prince2 of PMBok.

Prescriptief vs. adaptief

"Traditionele projectbeheermethodes zijn prescriptiever; Agile methodes zijn adaptiever."

De basishandleiding van Prince beslaat 199 pagina's. De PMBOK-handleiding 188. In beide handleidingen wordt vrijwel alles zeer uitgebreid beschreven: rollen en verantwoordelijkheden, welke documenten er moeten worden geleverd, fasering, werkpakketten, planning enzovoort. De implementatie door de projectmanager zal dan ook vrij soepel verlopen. Als je het boek hebt gelezen dan kun je het project hoogstwaarschijnlijk ook uitvoeren, iets wat alleen mogelijk is als alle projectgerelateerde activiteiten tot in detail zijn beschreven.

Prince2 en PMBOK zijn dus prescriptieve methodes. Een prescriptieve methode is helder, gestructureerd en formeel opgesteld. Regels, rollen, te leveren onderdelen enz. worden duidelijk beschreven. (Tel maar eens hoe vaak ik het woord 'beschrijven' heb gebruikt in deze alinea.)

Prescriptief = “het formuleren of verschaffen van aanwijzingen, regels of voorschriften” 

Pre-script-ief = "voorschrijven"

De Scrum-handleiding beslaat 16 pagina's. Scrum is een kader met een beperkt aantal regels. Er zijn 2-3 rollen, 2 documenten, een aantal bijeenkomsten en meer niet. Het kan in een half uur worden uitgelegd en de methode kan direct worden toegepast. De implementatie is echter een stuk lastiger. Het vereist meer van jou als projectmanager. De moeilijkheid zit hem in de adaptiviteit: er ligt niets vast. Je moet tijdens het daadwerkelijke project zelf ontdekken hoe je het project kunt beheren binnen die specifieke context. Agile vereist uitgebreide begeleiding en meer richtsnoeren.

Agile methodes zijn dus adaptief. Een adaptieve methode is een soort gecontroleerde chaos. We experimenteren met de methode tijdens formele feedbackmomenten. Er is een minimaal aantal regels, rollen en te leveren onderdelen.

Adaptief = “gemakkelijk aan te passen of aangepast” 

Adapt-ief = “kan worden aangepast"

Dit betekent niet dat de ene methode beter is dan de andere. Het betekent echter wel dat er een fundamenteel verschil is. De verantwoordelijkheden per rol zijn in het ene geval zeer uitgebreid en in het andere tamelijk vaag. Een combinatie van beide is niet mogelijk. Dit geldt ook voor een uitgebreide planning vooraf en een planning die zeer reactief is: ze kunnen niet worden gecombineerd. Het is alsof je tegelijkertijd katholiek en atheïstisch wilt zijn: dat is simpelweg onmogelijk. Zo kun je ook niet op hetzelfde moment prescriptief en adaptief zijn. Je moet dus kiezen tussen Agile of traditionele methodes. En je maakt impliciet toch een keuze als je beide combineert. Je kiest of Agile en past Prince2 aan (waarna het niet langer Prince2 is), of je kiest Prince2 en past Scrum aan (waarna het niet langer Scrum is).

Voorspellend vs. reactief

"Traditionele projectbeheermethodes zijn voorspellender; Agile methodes zijn reactiever."

Bij Prince2 en PMBok wordt veel aandacht besteed aan planning. Werkpakketten en fases worden tamelijk vroeg van te voren ingepland. Risicobeheer en de bijbehorende beperkingen zijn ook belangrijke onderdelen van de methode. Risico's worden vooraf voorspeld; projectmanagers proberen passende oplossingen te bedenken. Je probeert eigenlijk om de toekomst onder controle te krijgen.

Prince 2 en PMBok zijn dus voorspellende methodes. Het zijn planmatige aanpakken. Risico's worden voorspeld en er worden nauwkeurige plannen opgesteld.

Voorspellend = "vooraf aankondigen, bekendmaken dat iets zal gebeuren, met name op basis van bepaalde kennis"

Pre-dict-ief = “te voorzien, voorspelbaar, ‘planbaar”

Agile methodes voorspellen ook, maar op een andere manier: door het verleden te meten en op basis daarvan de toekomst te voorspellen. Er wordt weinig gedaan aan het voorspellen van risico's. Problemen worden opgelost als ze zich voordoen, omdat we bij aanvang van het project simpelweg te weinig context hebben. En voor wat betreft planning: het wijzigen van de planning is geen probleem, daar houden we rekening mee.

Agile methodes zijn dus reactief. Het zijn op actie gebaseerde strategieën. De planning is nauwgezet, maar niet extreem gedetailleerd.

Ook in dit geval moet er een keuze worden gemaakt. Je kunt niet alles vooraf plannen én ad-hoc reageren of risico's uitgebreid beheersen om daar vervolgens niets mee te doen, omdat problemen worden aangepakt als ze zich voordoen.

Reactief = "zich voordoen als reactie of reagerend op een prikkel" 

Re-actief = "actie na reactie"

Beheersen en controleren vs. samenwerking

"De traditionele projectbeheermethodes bestaan vaak uit beheersen en controleren; bij de Agile methodes draait het meer om samenwerking."

Bij traditionele methodes is de projectmanager verantwoordelijk voor het project. Het team voert uit (hiërarchische structuur). De voortgang van het project wordt gemeten op basis van metrics en formele documenten. De PM gebruikt de metrics om het team te controleren (beheersen?).

Bij traditionele methodes is vaker sprake van beheersen en controleren. Dit model komt beter van pas als het repetitieve taken betreft.

In Agile teams bestaat er niet zoiets als een ‘manager’. Er zijn echter wel bemiddelaars die helpen om de uitgebreide communicatie binnen het team te vereenvoudigen. Het team heeft veel verantwoordelijkheid: mensen krijgen bevoegdheden en mogen beslissingen nemen. Dit model is gebaseerd op wederzijds vertrouwen tussen alle belanghebbenden.

Bij Agile methodes staat samenwerking centraal. Dit model komt beter van pas bij complexe problemen en creatieve ideeën.

Het wordt een beetje saai, maar je moet wéér kiezen. Je kunt niet een team hebben dat zelf beslissingen neemt én een projectmanager met uitgebreide verantwoordelijkheden.

Dat geldt dus eigenlijk voor het hele verhaal: je moet kiezen. Het kan niet allebei.