Hoe schrijf je een time management action plan voor je remote teams?

Hoewel werken vanop afstand heel wat voordelen kent, is het niet altijd eenvoudig om alles bij te houden. Het is een hele uitdaging om met een team vanop afstand samen te werken, niet alleen door de projecten waar je samen aan werkt, maar ook door het samenhorigheidsgevoel of liever: het gebrek daaraan. Mensen kunnen zich eenzaam, gespannen en ondergewaardeerd voelen tijdens het werken op afstand, waardoor het aanhouden van een gezonde work/life balans in het gedrang komt.

Een time management action plan kan wat van die dagelijkse zorgen wegnemen. Met een actieplan weet je team immers altijd wat de volgende stap is en hoe ze om moeten gaan met situaties die uniek zijn aan de workflow tijdens het werken vanop afstand. Laten we het dus hebben over time management en hoe jouw teams op afstand voordeel kunnen halen uit systematische planning in plaats van ad-hocwerk.

Voordelen van het schrijven van een time management action plan voor remote teams

Er zijn legio goede redenen om een timemanagement plan op te stellen voor je teams op afstand. We schreven eerder al dat het feit dat je niet samen met je collega's op één werkplek zit, een impact kan hebben op jouw en hun welzijn. Mensen horen graag samen bij iets, en dat is niet gemakkelijk om online voor elkaar te krijgen.

Het creëren van een Great Workplace is echter wel mogelijk, zelfs wanneer je volledig inzet op werken op afstand. Tevreden werknemers zorgen voor positieve mond-aan-mondreclame over je bedrijfscultuur, wat ook je bedrijf ten goede komt. Hier zijn enkele voordelen om te overwegen met betrekking tot je actieplan:

• Gemakkelijker en objectiever delen van feedback
• Een gevoel van richting en betekenis geven aan iedereens werk
• Minder fouten en miscommunicaties in de workflow
• Een dieper gevoel van engagement en zelfstandigheid voor elke teamlid op afstand
• Minder tijd besteden aan de organisatie en het dirigeren van iedereen en meer tijdsbesteding aan daadwerkelijk werken
• Minder spanning en onenigheid tussen teamleden
• Een finaal product van hogere kwaliteit en hogere mate van klanttevredenheid

Schrijftips voor ee time management action plan

1. Overweeg de verschillende opties voor een remote team management platform

Het eerste item bovenaan je agenda voor een time management action plan zou het vinden van een geschikt remote work platform moeten zijn. Je team op afstand organiseren via instant messaging apps of e-mail: dat wordt 'm niet. Bij dat soort kanalen is het veel te gemakkelijk om iedereens voortgang en prestaties uit het oog te verliezen en werk niet goed genoeg te verdelen. In de plaats daarvan wijk je beter uit naar een paar andere platformen, zoals:

• Slack
• Trello
• Jira / Confluence

Bovendien kunnen cloudopslagplatformen zoals Google Drive of Dropbox je team helpen om documenten en projectbestanden op te slaan en door te sturen naar derde partijen, zonder dat je deze partijen in je remote work platform moet betrekken.

2. Tijd tracken vs productiviteit tracken

Het is belangrijk dat je goed nadenkt of je je werk op afstand wil organiseren op basis van strikte werkschema's of een flexibele workflow. Volgens Small Biz Genius, werken 40% van de mensen vanop afstand vanwege de inherente flexibiliteit ervan, met 76% van de mensen die aangeven dat bij hun huidige werkgever willen blijven indien ze meer flexibiliteit krijgen.

Bespreek dit punt met je vanop afstand werkende collega's om zo tot een akkoord te komen. Het is misschien een beter idee om KPI's en mijlpalen op te stellen in plaats van iedereen te vragen om online te zijn van 9 tot 17u. Niet alleen zorgt dat ervoor dat je collega's meer betrokken blijven, maar geeft het hen ook een gevoel van zelfstandigheid over hun werk.

3. Beslis welke productiviteitsapps je gebruikt voor werk vanop afstand

Het scherp houden van de focus van je team op afstand zonder de juiste apps is een moeilijke opgave. Organiseer daarom een team meeting en vraag hoe je iedereen kan helpen met hun productiviteit. De gemakkelijkste manier om hen te helpen is door te beslissen welke app of apps iedereen vanaf dat punt gebruikt. Er zijn heel wat fijne applicaties die voor een betere focus kunnen helpen tijdens de werkuren.

Hoewel deze tools niet per se bedrijfsmatig gebruikt worden, zijn ze wel erg handig tijdens een remote workflow. Ze helpen je collega's om afleiding te verminderen terwijl ze werken of de dagelijkse to do's gemakkelijker af te werken.

4. Organiseer meetings en check-ins gebaseerd op iedereens vrije tijd

We haalden hierboven al aan dat het best is om een flexibel werkschema aan te houden voor je teams op afstand en aan de slag te gaan met een workflow gebaseerd op mijlpalen. Daardoor kan je ook op regelmatige basis meetings en check-ins inplannen, zonder in te moeten zetten op een strikt werkschema. Deze meetings kunnen dan dienen als referentiepunten tijdens projectontwikkeling.

Iedereen kan zijn of haar vooruitgang rapporteren en vertellen waar ze aan hebben gewerkt sinds de laatste meeting. Bovendien kan er feedback gegeven worden aan anderen. Je kan de meetings opsplitsen in verplichte en niet-verplichte meetings, gebaseerd op wat er wordt besproken in elke meeting. Hou er rekening mee dat je deze meetings mee in je actieplant opneemt, zodat je er zeker van bent dat iedereen steeds op de hoogte is van de vooruitgang van het huidige project en wat de volgende stappen zijn.

5. Maak tijd vrij voor individuele video calls en coaching

Zodra je de organisatie van je team op afstand met je actieplan onder de knie hebt, is het tijd om de persoonlijke en professionele ontwikkeling van je teamleden onder de loep te nemen. Mensen kunnen afstandelijk en ontevreden worden ten opzichte van collega's die vanop afstand werken zonder de juiste coaching en geruststellingen. Spreek dus regelmatig af met elk teamlid en organiseer one-on-one sessies waarin je persoonlijke en professionele zaken kan bespreken en hoe je hen verder kan helpen.

Als je jongere werknemers of schoolverlaters aan boord hebt, is dit zelfs nog belangrijker om te doen. Studenten die nog een thesis schrijven, kunnen intussen beroep doen op online thesis schrijvers om wat meer tijd vrij te maken.

6. Plan teambuildingactiviteiten in je actieplan

Voor de informele ontwikkeling (het vormen van relaties), is het belangrijk dat je werknemers zich welkom voelen ondanks het werken vanop afstand. Dit kan je bereiken door het opzetten van teambuildingactiviteiten, samen te lunchen en andere activiteiten die een band kunnen scheppen. Bespreek dit in je team en zoek naar verschillende activiteiten waar iedereen in het team samen van kan genieten.

Ook zaken als filmavonden of online videogames kunnen je collega's dichter bij elkaar brengen. De enige regel die je hierbij moet volgen, is om niet over werk te praten tijdens deze activiteiten. Probeer je collega's beter te leren kennen, wat hun passies en doelen zijn, en hoe je hen daarbij kan helpen. Eens je terug in "werkmodus" staat, zullen mensen elkaar meer waarderen dan in een situatie waarbij ze enkel over werk praten met elkaar.

Neem time management in je eigen handen (conclusie)

Jouw tijd is beperkt, zeker in een bedrijfsmatige context. Krijg meer grip op het time management van je team(s) op afstand met behulp van een workflow plan. Door dat actieplan centraal te houden als spil in het team en er dagelijks naar te verwijzen, creëer je een referentiepunt voor iedereen in het team.

Praat met iedereen in je team en bepaal op voorhand de standaarden waarin iedereen zich kan houden tijdens het werken op afstand, zodat iedereen zich thuis kan voelen in een productieve en teamgerichte werkomgeving. Je kan je plan aanpassen naargelang inzichten die je onderweg opdoet. Je team zal, ondanks het werken vanop afstand, openbloeien!