Agile migratie naar Liferay DXP voor Springer

• Migratie van Microsoft Sharepoint naar Liferay DXP
• Nauwe betrokkenheid van Springer dankzij Agile werkwijze
• Interface ontwikkeld om import en export te vergemakkelijken

Springer werd oorspronkelijk in 1842 opgericht in Duitsland als een kleine uitgeverij en boekenwinkel. Na meer dan 175 jaar is het nu Amerikaanse Springer Nature uitgegroeid tot één van de grootste wereldwijde uitgeverijen van academische tijdschriften en boeken. Met ruim 300 000 uitgegeven boeken en 2 900 tijdschriften zoals Scientific American en Nature biedt Springer Nature gespecialiseerde wetenschappelijke en professionele content.

De uitdaging: één centraal collaboratieplatform en portaal

Springer Nature gebruikte Microsoft Sharepoint voor de interne uitwisseling van informatie en digitale samenwerking. Onder andere door een stijgend kostenplaatje besloot Springer om Sharepoint volledig te ontmantelen en vervangen. De vervangende oplossing moest niet enkel dienst doen als één centraal collaboratieplatform, maar ook de toegangspoort vormen naar de overige interne systemen en tools van Springer.

Dankzij een voordeligere pricing en makkelijke integratie met softwareproducten van Microsoft en anderen, koos Springer voor een platform op basis van Liferay als nieuwe oplossing. Na contact met Liferay zelf, duidden zij ACA aan om als enige Liferay Platinum Partner in België het volledige content- en collaboratieplatform te migreren van Sharepoint naar Liferay DXP.

Onze oplossing: Agile migratie van Sharepoint naar Liferay DXP

We startten het traject bij Springer aan de hand van een workshop van vijf dagen. Tijdens deze workshop analyseerden we precies het gebruik van de Sharepoint-omgeving. Zo ontdekten we dat elk departement van Springer een eigen collaboratieplatform en documentenbibliotheek had binnen Sharepoint. Daarnaast gebruikte Springer nog heel wat aansluitende tools, zoals Confluence als kennisdelingsplatform, Jira voor het opvolgen van enkele IT-gerelateerde projecten, gedeelde netwerkschijven voor het opslaan van documenten en Google Docs. Het gebruik van zoveel verschillende tools bemoeilijkte het structureren van data en snel terugvinden van informatie.

Met de uitkomst van de workshop in het achterhoofd stelden we een structuur voor waarin de verschillende departementen en locaties bij Springer hun eigen plek in de vorm van een subsite krijgen binnen het nieuwe Liferay-platform. Aan deze structurele kapstok hangen we dan de juiste informatie op. De structuur werd verder bijgewerkt en geformaliseerd door middel van mock-ups. Zo konden we vroeg in het ontwikkelproces de gebruiksinterface van het ontwerp testen en tot een duidelijke structuur en interface komen.

Na de structurele fase van het project startten we met de migratie van alle content uit het Sharepoint-platform naar het nieuwe platform op basis van Liferay. Voor de datamigratie bouwden we een interface die dient als exportformaat voor Sharepoint én tegelijk als importformaat voor Liferay DXP. Gelijkaardige concepten tussen de twee systemen, zoals sites en documenten, konden we eenvoudig mappen. Voor afwijkende concepten zoals complexe datalijsten definieerden we complexere transformaties. Via enkele workshops informeerden we Springer Nature hoe ze dit zelf konden doen. Het bedrijf was dan in staat om zelfstandig de op maat gemaakte migratietool te gebruiken om alle content van Sharepoint te migreren naar Liferay DXP.

De werknemers van Springer Nature zijn het gewend om te werken met Microsoft tools zoals Microsoft Office. Om het gebruiksgemak verder te verhogen en hen de mogelijkheid te bieden om content even makkelijk te kunnen aanpassen als in Sharepoint, installeerden we de SimpleEdit plug-in op het Liferay-platform. Dankzij SimpleEdit, een plug-in die we zelf gebouwd hebben, is het mogelijk om rechtstreeks vanuit de Liferay-omgeving Office-documenten te bewerken.

Gebouwd volgens een transparante en Agile aanpak

Springer Nature werkte voornamelijk volgens een meer traditionele werkwijze en was minder vertrouwd met de Agile aanpak waar wij de voorkeur aan geven. Ook tijdens dit project werkten we volgens deze aanpak en betrokken we Springer erg nauw in het migratie- en ontwikkelingsproces.

We werkten iteratief in cycli van twee à drie weken. Na elke cyclus maakten we ruimte voor een feedbackmoment samen met de stakeholders van Springer Nature, zodat we steeds verder konden verbeteren. Na het afronden van een functioneel geheel leverden we een werkbare testversie. Zo kon Springer de software testen, bijsturen en verbeteren, waardoor we aanpassingen snel en flexibel konden doorvoeren. Bovendien bleef Springer zo gemakkelijk op de hoogte van de voortgang van het project.

Als laatste gaven we Springer ook volledige toegang tot ons online trackingsysteem. Op die manier kon Springer exact zien waar we op dat moment aan werkten. Ondanks dat Springer Nature niet vertrouwd was met een dergelijke aanpak, gaf deze transparantie hen heel wat vertrouwen in onze manier van werken. Over het gehele traject was Springer positief verrast en erg enthousiast over deze manier van samenwerking.