Veelzijdige knowledge base op maat voor iText

iText is een innovatief bedrijf dat gespecialiseerd is in het ontwikkelen van PDF-software. De producten en diensten van iText helpen miljoenen gebruikers wereldwijd om digitale documenten te ontwerpen voor verschillende doeleinden. iText telt vier kantoren over de hele wereld en levert producten en diensten aan verschillende Fortune 500-bedrijven, kmo’s en overheidsinstellingen.

De uitdaging: migratie van een uitgebreide knowledge base

iText biedt hun klanten een gebruiksvriendelijke ervaring. Zij kunnen immers voor alle producten en technische content makkelijk informatie opzoeken via een knowledge base op de website van iText. Deze publiek toegankelijke knowledge base bevat alle up-to-date informatie over releases, richtlijnen voor installatie, handleidingen, how-to-guides, video tutorials, e-books en de FAQ.

Doordat al deze content werd gedeeld via de algemene website van iText en niet via een aparte knowledge base, was het moeilijk om alles in één platform te documenteren en te beheren. Daarnaast wilde iText het zo makkelijk mogelijk maken voor hun eindgebruikers om alle content te vinden. Het bedrijf hecht veel waarde aan de mogelijkheid om op een eenvoudige manier aanpassingen te kunnen doen aan alle modules van de knowledge base, vooral om relevante zoekopdrachten te genereren. iText wilde immers in de nieuwe knowledge base sterk inzetten op Search Engine Optimization (SEO) om zoekresultaten van eindgebruikers zo logisch mogelijk te rangschikken.

Om die redenen wilde iText een migratie van hun huidige knowledge base naar een nieuw platform. Door hun voorgaande ervaring met producten uit de Atlassian suite, zoals o.a. Jira, zag iText zelf Confluence al als ideale kandidaat.

Onze oplossing: Confluence voor de migratie van alle content naar de nieuwe knowledge base

De nieuwe iText knowledge base omvat net zoals de oude alle technische informatie en documentatie over de producten van iText zelf. Deze content migreerden onze Atlassian experts van het vroegere platform, de algemene website van iText, naar een nieuwe Confluence-omgeving.

Verbetering van het gebruiksgemak

Voor de nieuwe knowledge database hebben we ook sterk ingezet op SEO. Op die manier kan de nieuwe knowledge base de zoekresultaten van de gebruikers erg accuraat volgens relevantie rangschikken. Bovendien kunnen gebruikers niet alleen specifiek op een bepaald product zoeken, maar ook op verschillende releases van dat product, afhankelijk van welke de klant of bezoeker gebruikt.

Ook Google Analytics is geïntegreerd in de knowledge base om een positieve invloed op de SEO uit te oefenen. Zo geeft de zoekbalk veel sneller resultaten weer die de gebruiker zoekt. Ook kan er zo een ‘snippet’ bij elk zoekresultaat getoond worden, dat een korte uitleg geeft waarover dat specifieke zoekresultaat precies gaat. Als laatste is het ook mogelijk om op elk moment te filteren op bepaalde zoektermen en producten. 

Om zoveel mogelijk structuur te bieden aan de gebruikers, deelden we de knowledge base op in drie spaces. Elke space vertegenwoordigt een product van iText: iText 7, iText DITO en iText 5. Deze drie spaces zijn wel samen gepubliceerd in één publieke knowledge base. Op die manier is de knowledge base netjes gestructureerd, maar kunnen gebruikers wel snel van het ene product naar het andere springen.

Volledig op maat en in de stijl van iText

Om de Confluence-oplossing nog beter bij iText te laten aansluiten, maakten we gebruik van twee belangrijke extra applicaties die inhaken op Confluence: Scroll versions en Scroll viewport.

Scroll versions zorgt ervoor dat documentatie in Confluence heel specifiek kan geschreven worden voor één bepaalde versie van een product. Bovendien is het hierdoor mogelijk om bepaalde versies te verbergen of weer te geven in de knowledge base. Daardoor kan iText achter de schermen werken aan nieuwe versies van documentatie, terwijl de huidige versie van de database gewoon online ter beschikking blijft voor de gebruikers. Zodra een nieuwe versie van een product beschikbaar is, kan de documentatie eenvoudig gepubliceerd worden.

Scroll viewport zorgt voor de publicatie van de documentatie die in Confluence staat. De volledige interne documentatie wordt zo extern gepubliceerd naar de publieke knowledge base van iText. Scroll viewport zorgt bovendien voor een correcte styling van het gepubliceerde materiaal. Aan de hand van CSS worden de huisstijl, lay-out en fonts van iText volledig overgenomen in de knowledge base. Daardoor vormt deze één mooi geheel met hun website.

Confluence als veelzijdig platform

Confluence bewijst opnieuw dat het een uitstekend platform is om knowledge bases mee te bouwen. Uitgebreid met extra functionaliteiten zoals versiebeheer en publicatie worden libraries, installatiegidsen, voorbeelden en technische documentatie op een eenvoudige manier toegankelijk gemaakt voor de gebruikers van iText. Door de zoekbalk die prominent aanwezig is op de homepagina, is de knowledge base steeds toegankelijk doorheen de rest van de website. Hierdoor kunnen gebruikers gemakkelijk zoeken via keywords en filteren op technologieën, producten en meer. 

Door de flexibiliteit van Confluence, de juiste applicaties die erop inhaken en de aanpassing aan de huisstijl van iText konden we een knowledge base bouwen écht op maat van de klant. Het enthousiasme van iText over de oplossing kan je voelen in hun nieuwsbericht hierover.