Digital Employee Experience: wat is het en waarom heeft ook jouw bedrijf het nodig?

Customer Experience (CX) is al geruime tijd een hippe term in de wereld van sales en marcom. In plaats van enkel te vertellen hoe goed bepaalde producten zijn, beseffen bedrijven dat de beleving van de klant centraal moet staan. Recenter is de shift van customer naar employee experience, want zonder gemotiveerde en getalenteerde medewerkers kan je de klant natuurlijk niet van de beste service voorzien. De uitdaging om die werknemers aan te trekken en tevreden te houden kan behoorlijk uitdagend zijn, zeker in het kader van de war for talent.

Bovendien zijn medewerkers ook zelf veeleisender geworden in de keuze voor een werkgever. Getuige daarvan is de Great Resignation, een trend die mensen massaal inspireerde om van job te veranderen. Vooral jonge talenten weten wat ze willen en gaan actief op zoek naar een werkgever die aansluit bij hun persoonlijke waarden. Focus op duurzaamheid is daardoor een must in iedere bedrijfsvisie, maar ook het welzijn van medewerkers eist een hoofdrol op. De pandemie heeft die tweede uitdaging er niet gemakkelijker op gemaakt. Plots werkten mensen vanaf hun keukentafel, geïsoleerd van de rest van hun team. Weg waren ook de momenten aan de koffiemachine of waterkoeler – ongedwongen gesprekken die van goudwaarde zijn voor het creëren en overbrengen van de bedrijfscultuur.

Intussen is die keukentafel in de meeste gevallen opgewaardeerd naar een goed uitgeruste home office en komen veel medewerkers enkele dagen per week terug naar kantoor. Maar een volledige terugkeer naar vroeger zit er vaak niet meer in. Medewerkers verwachten immers meer flexibiliteit om hun werk te doen hoe, van waar en wanneer ze dat willen. Om hen in een hybride en gedigitaliseerde wereld betrokken te houden bij de organisatie, is je Digital Employee Experience meer dan ooit cruciaal geworden.

De uitdagingen van het digitale tijdperk

Een goede digital employee experience staat en valt bij de manier waarop je als organisatie communiceert. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat slechte communicatie de grootste frustratie is die mensen op de werkvloer kunnen ervaren. En vaak is net dat het belangrijkste struikelblok in een bedrijf, bijvoorbeeld door een gebrek aan consistentie in de manier waarop boodschappen over verschillende kanalen heen worden gedeeld.

Om zich betrokken te voelen bij de organisatie moeten medewerkers ook altijd snel en zonder moeite de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Niet alleen moet het zoeken naar informatie de datasilo’s overstijgen, bedrijven moeten streven naar een single source of truth waar alle medewerkers terechtkunnen.

Het creëren van een soort digitaal koffiemachinemoment is ook van kapitaal belang voor medewerkers die een groot deel van hun tijd thuis werken. Veel bedrijven doen wel hun best om informatie te verspreiden, maar hebben hun tools nog niet aangepast aan het moderne tijdperk. Vaak krijgen mensen te veel irrelevante boodschappen te zien waardoor ze al gauw hun aandacht verliezen. Daarnaast wil je ook vermijden dat medewerkers voortdurend tussen apps en vensters moeten switchen omdat info langs een veelvoud aan kanalen binnenstroomt.

Bovendien moet alle informatie mobiel te raadplegen zijn, zeker in organisaties die met een mix van ‘white collar’- en ‘blue collar’-personeel werken. De eerste groep zijn mensen met een kantoorjob, terwijl de tweede categorie verwijst naar arbeiders die in een fabriek manuele taken verrichten en dus gemakkelijk hun voeling met bedrijf zouden kunnen verliezen. Ook zij moeten en willen meer dan ooit op de hoogte zijn van wat er leeft.

Een innovatief Digital Employee Experience platform

Het spreekt voor zich dat een klassiek intranet, waarop veel organisaties al decennialang een beroep doen, niet volstaat om aan de noden van een hybride werkplek te beantwoorden. De oplossing is een innovatieve variant in de vorm van een digitaal Employee Experience platform. Zo’n platform zorgt ervoor dat iedereen in een bedrijf op één centrale plek informatie kan vinden en delen, gaande van de laatste nieuwtjes tot een gestructureerd aanbod van richtlijnen en andere bedrijfsinformatie die medewerkers gemakkelijk moeten kunnen raadplegen.

Hierbij is personalisatie natuurlijk ook belangrijk, zodat verschillende doelgroepen in de eerste plaats alle content vinden die relevant is voor hun eigen activiteiten en context. Afhankelijk van de werkomstandigheden (white-collar versus blue-collar) zullen medewerkers bovendien vaak andere kanalen gebruiken om informatie tot zich te nemen.

Een sterk platform is uiteraard meer dan een informatiekanaal. In een snelgroeiend bedrijf kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn om mensen op afstand te laten connecteren. Daarom biedt een Employee Experience platform ook een overzicht van medewerkers met hun contactgegevens, vaardigheden en interesses, zodat je met vragen snel bij de juiste persoon terechtkomt. Zoiets is tevens erg nuttig voor nieuwe medewerkers die nog in het onboardingproces zitten en het bedrijf moeten leren kennen.

Daarnaast kan zo’n platform de digitale transformatie van workflows in het bedrijf versnellen. Onder meer door uitgebreide selfservicemogelijkheden aan te bieden, waarmee medewerkers bijvoorbeeld zelf ziektebriefjes opladen of vergoedingen voor onkosten aanvragen. Door dit soort repetitieve taken te automatiseren, kan HR zich eindelijk weer focussen op wat echt telt: de mensen in het bedrijf.

Ontdek IntraBLOX

Klinkt zo’n Employee Experience platform als muziek in de oren? Gelukkig bestaat het al, want ACA heeft IntraBLOX ontwikkeld. Een efficiënte tool waarmee je in een handomdraai:

• informatie met de juiste doelgroep deelt,
• medewerkers selfservicemogelijkheden aanbiedt
• en een digitale connectie binnen je organisatie tot stand brengt.

Om mensen echt bij het platform te betrekken, biedt IntraBLOX gamification aan. Zo kan je medewerkers belonen wanneer ze berichten lezen of delen. Het platform past zich ook flexibel aan op basis van het toestel van de gebruiker (laptop, smartphone, tablet, …).

IntraBLOX is bovendien zo gebruiksvriendelijk dat HR-teams en communicatiemanagers er heel gemakkelijk zelf mee aan de slag kunnen gaan. De intuïtieve editor laat je snel informatie delen zonder dat je telkens eerst bij het IT-departement moet aankloppen. Handige dashboards maken het mogelijk om content te personaliseren, zodat iedereen vooral de informatie ziet die relevant is voor zijn/haar activiteiten.