Ship-IT Day 2023: verslag van een dag vol innovatie!

In het ACA-kantoor in Hasselt zat de sfeer er al vroeg in. Acht van de negen projectteams zouden hier aan de slag gaan. Tijdens het evenwichtig koffiekoekenontbijt, voelde je meteen dat het geen gewone dag zou worden. Er heerste een gezonde sfeer van opwinding bij de projectteamleden, en ook goesting om zich vast te bijten in de complexe uitdagingen die ze voorgeschoteld zouden krijgen. 

9 innovatieve projecten voor interne en externe uitdagingen 🚀

Na het ontbijt, zwermden de acht projectteams uit naar hun werkhabitat voor de dag. Het negende team ging de strijd aan in het ACA-kantoor in Leuven. We zetten de teams hier nog even op een rij:

1. Chatbot & course integratie in klantomgeving
2. Systeem-integratietests in een CI/CD pipeline
3. Onboarding portal/platform inclusief gamification aspect
4. Automatische dubbing, transcriptie en samenvatting van conversaties
5. publiq filmprogrammatie data-import via ML
6. SMOCS, Low level mock management systeem
7. Composable data processing architectuur
8. Virtuele collega’s
9. Geautomatiseerde facturatie
   

Wil je meer weten over de scope van de verschillende projectteams, lees dan ons eerste blogartikel Ship-IT: alle innovatieve projecten op een rij.

De sfeer opsnuiven bij de verschillende teams

‘s Middags vroegen we ons af hoe de verschillende teams van start waren gegaan en hoe hun werkzaamheden evolueerden. En dus gingen we even polshoogte nemen…

1. Chatbot & course integratie in klantomgeving

“Na een korte kick off-meeting met de klant, hebben we de taken verdeeld en zijn we meteen aan de slag gegaan”, vertelt Bernd Van Velsen. “De sfeer is top en we hopen straks een toonbaar resultaat te presenteren dat de klant zal inspireren. In het beste geval kunnen we straks AI-tools gebruiken in een echt klantenproject met als doel om de vele data van de klant optimaler te benutten.”

“De Ship-IT Day is een jaarlijkse traditie waar ik graag aan deelneem”, zegt Bernd. “Niet alleen omdat het heel fijn is om samen te werken met collega’s van andere afdelingen, maar ook omdat het super leerrijk is.”

2. Systeem integratie tests in een CI/CD pipeline

“We willen strak laten zien dat we in een bestaande omgeving kliktesten kunnen uitvoeren in de frontend en verifiëren of alles goed samenwerkt”, zegt Stef Noten. “We kunnen momenteel al lokaal de nodige testen laten lopen, dus we zitten redelijk goed op schema. De volgende stap is om deze ook in onze build pipeline te laten werken. We hopen dat we de testen straks ofwel manueel ofwel scheduled kunnen laten lopen op de laatste versie van de backend en frontend.”

3. Onboarding portaal/platform inclusief gamification aspect

De leden in dit projectteam zijn allemaal redelijk recent gestart bij ACA. En dat is ook exact wat hen heeft samenbracht, want hun doel was om een platform te ontwikkelen dat het onboardingproces voor nieuwe medewerkers efficiënter en leuker maakt.

Dieter Vennekens stond ons met veel enthousiasme te woord. “We zijn gestart met een brainstorm om de requirements en de doelen voor het platform te bepalen. Die hebben we vervolgens overlopen met de key users om zeker te zijn dat het eindresultaat aan hun wensen zal voldoen. Het doel is om voor de lunch klaar te zijn met de basisstructuur, om dan na de middag volop te kunnen werken aan ontwikkeling en styling. Aan het einde van de dag willen we een werkend prototype voorstellen. Het project is ook een opportuniteit om de kracht van Low-Code te demonstreren.” 

4. Automatische dubbing, transcriptie en samenvatting van conversaties

Dit projectteam was heel druk bezig toen we hun vergaderzaal binnen stapten. En daar had Katrien Gistelinck een duidelijke verklaring voor. “Ons project bestaat eigenlijk uit twee delen. Enerzijds willen we van een gesprek een automatische transcriptie en samenvatting maken en anderzijds willen we een gesprek ook live dubben. We weten echter nog niet of dit laatste ook zal lukken. Het is misschien iets te ambitieus om op één dag klaar te spelen, maar we gaan het alleszins proberen.”

“We zijn vanmorgen gestart met het bepalen van de userflow en de tools die we gaan gebruiken”, aldus Katrien. “Nu lopen er verschillende tracks tegelijkertijd, voor zowel het UI-gedeelte als het backend-luik.”

5. publiq filmprogrammatie data-import via ML

Dit team bestaat uit zes medewerkers van publiq en drie ACA’ers. Na de kennismakingsronde, hebben ze de projectaanpak besproken aan het whiteboard en de taken verdeeld.

“Momenteel werkt iedereen aan zijn deel, maar we houden voortdurend contact met elkaar en de sfeer zit er goed in”, vertelt Peter Jans. “We hebben ook al een groepsfoto gemaakt! Het geeft energie om een hele dag samen met de klant aan een oplossing te werken voor een concrete uitdaging.”

“Op het einde van de dag willen we een werkende demo laten zien waarbij we de bijlage van een mail laten verwerken door AI en ML (Machine Learning), om de data vervolgens op te laden in de UITdatabank. Het resultaat zou dan raadpleegbaar moeten zijn op uitinvlaanderen.be.”

“We go for the win”, voegt Peter er nog fijntjes aan toe. That’s the spirit, Peter!

6. SMOCS, Low level mock management systeem

Het SMOCS-team was zo druk in bespreking dat we hen nauwelijks durfden te storen. Uiteindelijk namen ze toch even de tijd om met z’n allen op onze vragen te antwoorden. De sfeer zat er alleszins goed in.

“We zijn gestart met een korte brainstorm aan het whiteboard. Na het bepalen van onze prioriteiten, hebben we het werk verdeeld. We zitten momenteel goed op schema: het design ligt al grotendeels vast en we zijn ook al goed opgeschoten met de API. Elk uur doen we een statuscheck om dan te schakelen waar nodig.”

“We willen straks een eerste versie van SMOCS presenteren met een dashboard waarin je een overzicht hebt van de requests die verstuurd zijn, samen met een bijhorende respons die we kunnen aanpassen. We hopen ook dat de aangepaste respons zal doorkomen in de applicatie van de eindgebruiker.”

7. Composable data processing architecture

Dit projectteam wil een basisarchitectuur voorzien voor gelijkaardige projecten die vaak draaien rond datacollectie en -verwerking. Nu start de klant altijd opnieuw van nul terwijl veel bouwblokken hergebruikt zouden kunnen worden via platform engineering en composable data.

“Hoewel de tijd erg snel gaat, hebben we al heel veel goede ideeën verzameld”, zegt Christopher Scheerlinck. “Wat we willen presenteren straks? Een heel complex schema waar niemand iets van begrijpt (lacht). Nee, we willen onze ideeën tonen om een herbruikbare architectuur te verwezenlijken die we straks ook kunnen pitchen naar de klant. Omdat we niet echt een demo kunnen presenteren zoals de andere teams, hebben we er al vrede mee dat we tweede zullen worden!”

8. Virtuele collega's

Dit team was misschien het kleinste van allemaal, maar toch was er vlak voor de middag al heel wat werk verzet. “Vanmorgen hadden we eerst een korte meeting met de klant om hun verwachtingen te bespreken”, legt Remco Goyvaerts uit. “Daarna hebben we de prioritaire taken vastgelegd en zijn we met twee aan de slag gegaan. Het doel is om een virtuele collega te ontwikkelen die op basis van AI en ML kan gevoed worden met nieuwe informatie. Deze virtuele collega kan nieuwe medewerkers helpen bij het vinden van bepaalde informatie, zonder dat ze daarvoor andere medewerkers moeten storen. Ik ben er zeker van dat we straks iets moois zullen kunnen laten zien, dus op dit moment valt de stress wel mee.”

Chatbot-technologie komt meer en meer op. Remco ziet dit Ship-IT project dan ook als de ideale gelegenheid om meer te leren over toepassingen met langetermijngeheugen. “De Ship-It Day is een heel leuk initiatief”, vindt Remco. “Het is fijn dat je de ruimte krijgt om even uit de vaste werkstructuur te treden en te experimenteren met innovatieve ideeën.”

9. Geautomatiseerde facturatie

De klant voor dit project verwerkt jaarlijks 50.000 facturen in verschillende talen. Wij willen de juiste informatie uit deze facturen halen, deze vertalen naar de juiste taal en omzetten in een formaat dat de klant makkelijk kan verwerken.

“Hoewel we redelijk laat begonnen zijn, hebben we toch al mooie stappen gezet”, zegt Bram Meerten. “We kunnen de factuur al doorsturen naar Azure die de nodige data er redelijk goed uithaalt. Die data sturen we vervolgens naar ChatGPT en ook dat geeft mooie resultaten. We moeten het alleen nog in een frontend visualiseren. De volgende stap is dat we extra checks en oplossingen bieden voor lijninfo die niet goed verwerkt wordt.”

Bram is enthousiast over het concept van Ship-IT Day: “Het is leuk om ‘s morgens van nul te starten en op het einde van de dag een werkende oplossing te presenteren. Het zal misschien niet tot in de puntjes afgewerkt zijn, maar het zal alleszins een mooi prototype zijn.”

And the winner is …. 🏆

Om 17 uur was het zover…

Dan mocht elk team zijn verwezenlijkingen presenteren in een pitch van 5 minuten, waarna alle aanwezigen op hun favoriet konden stemmen.
Alle teams konden een werkbaar prototype presenteren voor de uitdaging van hun klant.

Het SMOCS-team was er misschien niet in geslaagd om hun oplossing mooi te visualiseren, maar met de SMOC-intosh en het SMOCS-to-go foodconcept hadden ze wel nog extra business ideeën. Toch bleek het net niet voldoende voor de overwinning.
Die ging in een spannende eindstrijd naar het team van het onboardingplatform voor ACA. 

Onder de noemer NACA (New at ACA) presenteerden zij een mooi prototype van het onboardingplatform waarbij je als medewerker gaandeweg een raket bouwt terwijl je verder stappen zet in je onboardingproces. Niet alleen de werking, maar ook de UI zag er al heel fraai uit.

Proficiat met de verdiende overwinning, team NACA! En geniet van de shop- en dinerbonnen. 🤩

Tot volgend jaar!