Bekijk alle customer success stories
DATA & AI

Factuurverwerking zonder kopzorgen: EBTS bespaart 25% op verwerkingstijd

EBTS, een Hasseltse onderneming gespecialiseerd in 24/7 Europese pechhulp voor vrachtwagens en bedrijfsvoertuigen, heeft een grote stap vooruit gezet in efficiëntie. Het verwerken van duizenden facturen per jaar was voor hen een tijdrovend en inefficiënt proces. Samen met ACA Group besloot EBTS dit probleem aan te pakken met behulp van AI.

Projectoverzicht

In samenwerking met EBTS ontwikkelde ACA een oplossing die het facturatieproces automatiseert en vereenvoudigt:

  • AI-gebaseerde vertaling: Automatische vertaling van facturen naar het Engels en vervolgens naar de taal van de klant.

  • Data extractie: AI haalt automatisch de juiste details op, zoals hoeveelheden en bedragen, en negeert overbodige informatie.

  • Geautomatiseerde controles: Zorgt ervoor dat bedragen en valuta kloppen met ingebouwde verificatie.

  • Naadloze integratie: De oplossing werkt als een extra laag bovenop het bestaande EBTS systeem, zonder dat er grote aanpassingen nodig zijn. Alles blijft draaien zoals het was, maar dan slimmer en efficiënter.

  • Tijdsbesparing en kostenreductie: Bespaart binnen twee maanden al 25% van een FTE. Tegen eind 2024 liep dat op tot een volledige FTE, waardoor medewerkers minder repetitief werk hoeven te doen.

De uitdaging: Manuele & meertalige factuurverwerking

EBTS biedt uitgebreide pechhulp in heel Europa, met een 24/7 callcenter dat een groot aantal oproepen verwerkt.

"Wanneer een vrachtwagenchauffeur pech krijgt, helpen we hen de dichtstbijzijnde garage te vinden en coördineren we het hele proces, inclusief de factuurafhandeling en de communicatie met zowel de klant als de chauffeur, in 16 verschillende talen," legt Charles Vanmarsenille, Sales and Network Director bij EBTS, uit.

Maar het handmatige factuurverwerkingssysteem werd een grote bottleneck. "We waren afhankelijk van tools zoals Google Translate, wat veel tijd kostte en foutgevoelig was," voegt Charles toe. EBTS zag de noodzaak van automatisering in en ging op zoek naar een oplossing om het facturatieproces te transformeren.

De oplossing

ACA Group ontwikkelde een op maat gemaakt AI-systeem, gebaseerd op Microsoft Azure en geavanceerde AI-modellen, om vertalingen te automatiseren en factuurgegevens te analyseren. "De AI haalt de belangrijkste gegevens uit de facturen en filtert irrelevante informatie eruit, wat ons enorm veel tijd bespaart," zegt Charles.

"De oplossing werkt als een add-on in onze backend, zonder dat we onze bestaande systemen hoeven aan te passen," legt Charles uit. Dit zorgde voor een snelle en eenvoudige implementatie, waardoor het team kon blijven werken met de technologie die ze al kenden.

ACA leverde het project in slechts 22 dagen op, terwijl aanvankelijk werd geschat dat dit 28 tot 39 werkdagen zou duren. "Dat was een aangename verrassing," zegt Charles. "De oplossing werd sneller geleverd dan verwacht en bleef binnen ons budget."

Slim gebruik van Large Language Models (LLM’s)

De facturen die vertaald moeten worden, zijn vaak technisch en complex, met vakjargon uit bijna alle Europese talen. Dit maakt de interpretatie ervan een uitdaging. Om de vertalingen van hoge kwaliteit te houden, zette ACA LLM's op een slimme manier in.

“We vertrouwen voornamelijk op eerdere vertalingen die al door EBTS zijn gedaan,” zegt Alexander Frimout, Lead AI Innovation bij ACA Group. “Als een technische term eerder op een specifieke manier door EBTS-experts is vertaald, behouden we die vertaling. Als er geen historische vertaling beschikbaar is, maken we gebruik van Large Language Models zoals ChatGPT om een nauwkeurige vertaling te genereren.”

“Deze taalmodellen zijn extreem krachtige vertaalhulpmiddelen, veel geavanceerder dan oplossingen zoals Google Translate,” legt Alexander uit. “Door ze te combineren met de expertise van EBTS, hebben we een systeem gecreëerd dat zowel zeer nauwkeurig als consistent is."

In slechts twee maanden tijd heeft EBTS de werkdruk voor het factureringsteam met 25% verlaagd. "Onze medewerkers hoeven zich niet langer bezig te houden met repetitieve taken en kunnen zich richten op andere werkzaamheden," zegt Charles. "We schatten dat we tegen het einde van 2024 een besparing realiseren die gelijkstaat aan één fulltime medewerker." Daarnaast ligt de oplossing op schema om binnen een jaar de volledige investering terug te verdienen.

— Vanmarsenille Charles, Sales and Network Director bij EBTS
Vanmarsenille Charles - Sales and Network Director

Toekomst

Na het succes van dit project onderzoeken EBTS en ACA Group nu verdere AI-verbeteringen, zoals een verbeterde UI/UX en extra geautomatiseerde controles. "We hebben ideeën voor aanvullende checks, bijvoorbeeld het detecteren van ongeoorloofde uitgaven," vertelt Charles. "De mogelijkheden voor verdere AI-integratie zijn enorm."

"We waarderen de open communicatie en uitstekende ondersteuning van ACA Group enorm," besluit Charles. "De oplossing levert aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen op, en de ROI is bijzonder snel. We kijken uit naar verdere innovaties samen met ACA."

Interesse om te weten wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen?

Contacteer onze AI Expert Alexander Frimout

Gerelateerde customer success stories