Een perfecte match van experts voor stad Hasselt

Stad Hasselt, de hoofdstad van Limburg, Smaakmaker en Spraakmaker, is momenteel volop bezig aan een digitale transformatie van hun interne diensten. Dit doen ze door sterk in te zetten op innovatie, technologie en belangrijke digitale ontwikkelingen in de samenleving.

De uitdaging: tijdelijke versterking voor verschillende digitaliseringsprojecten

Stad Hasselt werkt momenteel dag in dag uit aan verschillende digitaliseringsprojecten voor zowel intern als extern gebruik. Bovendien zorgt de coronacrisis ervoor dat steeds meer zaken digitaal moeten gebeuren via de website van stad Hasselt. Hierdoor krijgen deze digitaliseringsprojecten een hogere prioriteit en is het nodig om deze zo snel mogelijk op te leveren. 

De stad heeft een ambitieuze digitale strategie, met als doel alle Hasselaren ‘24-op-7’ te kunnen bedienen waardoor het voor hen niet meer nodig is om telkens naar het stadhuis te moeten komen. Om enkele collega’s te vervangen en teams te versterken die snel konden meedraaien in deze projecten, gingen zij op zoek naar tijdelijke versterking.

Stad Hasselt ging echter niet zomaar op zoek naar consultants om hun projecten te versterken. Zij vonden het enorm belangrijk om dé juiste match te vinden, zowel op technisch als persoonlijk vlak. Tijdens hun zoektocht kwamen ze onder andere in aanraking met ACA IT-Solutions. Tijdens de sollicitatieprocedure gaven wij aan dat wij aan hun nood voor extra capaciteit van experts tegemoet wilden komen.

Onze oplossing: een juiste match door de juiste expertise én persoonlijke klik

We focussen bij de invulling van de profielen niet enkel op een match qua technische kennis en persoonlijkheid, maar willen graag een langetermijnrelatie opbouwen met onze klanten. Het was daarom tijdens de gesprekken enorm belangrijk om te kijken wat stad Hasselt precies zoekt, en of wij deze expertise kunnen aanbieden. Nadat we er zeker van waren dat we een kwalitatieve match konden bieden, vervoegden onze experts de teams bij Stad Hasselt. Wat eigenlijk maar een tijdelijke oplossing zou zijn, leidde uiteindelijk tot een lange samenwerking.

Werken aan verschillende digitaliseringsprojecten

Door onze kennis, expertise en gedrevenheid vormen onze mensen de perfecte match in de bestaande teams van stad Hasselt. Ondertussen maken zij deel uit van een vijftal verschillende digitaliseringsprojecten.

Project 1: Vrijetijdsloket

Het doel van het eerste project is om reservaties, ticketverkoop, evenementenbeheer en bijbehorende uitkeringen samen te brengen in één vrijetijdsplatform. Dit platform wordt nadien geïntegreerd in de website van stad Hasselt. 

Om dit te realiseren bracht onze projectmanager alle stakeholders, namelijk de betrokken departementen bij stad Hasselt, van dit project samen. Aan de hand van interactieve werkgroepen werden de requirements en de ‘pains & gains’ verzameld. Het doel van zulke werkgroepen is om iedereen buiten zijn rol en dienst te laten treden en actief mee te laten denken over de noden en oplossingen van een andere dienst bij stad Hasselt. 

We gebruikten Confluence om deze sessies te documenteren en Jira om verder structuur te geven en stories (of epics) aan te maken. Door middel van story mapping hebben we deze stories dan logisch ingedeeld, en controleerden we of elke stap voldoende stories bevatte. Zo zijn we er zeker van dat alle noden steeds gedekt zijn.

Project 2: Digitale handtekeningen

ACA versterkt stad Hasselt ook bij een vernieuwde oplossing voor digitale handtekeningen. Op dit moment werkt de stad met twee verschillende platformen en wordt het merendeel van documenten nog manueel ondertekend. Het doel van dit project was enerzijds om met één platform te werken en om op korte termijn zoveel mogelijk andere diensten gebruik te laten maken van het platform voor het digitaal ondertekenen. 

Als eerste stap voerden we een marktonderzoek uit om te kijken welke tools er allemaal bestaan en welke het beste past bij het gebruik van stad Hasselt. Na dit onderzoek concludeerden we dat we zelf al ervaring en expertise hadden met enkele tools uit ons marktonderzoek. Vanwege de goede match met de noden van de stad, gecombineerd met onze eigen ervaringen, opteerde de stad voor de door ons voorgestelde tools, uiteraard onderbouwd door de nodige pro’s en contra’s. 

Dankzij de snelle en duidelijke communicatie langs beide kanten konden we in dit project op een korte tijd een mooi resultaat behalen. We hebben door rechtstreeks contact met het kabinet van de burgemeester en het secretariaat van de algemeen directeur snel op de bal kunnen spelen. Door deze vlotte communicatie konden we snel achterhalen welke documenten van welke diensten de grootste bulk zijn voor ondertekening.

We hebben van deze documenten dan een top zes opgesteld en hebben deze geïntegreerd in de gekozen tool. Momenteel wordt de tool stelselmatig uitgerold naar alle diensten binnen stad Hasselt. 

Project 3: Digitalisering van aanvragen voor subsidies

Veel burgers, clubs en verenigingen doen beroep op subsidies van stad Hasselt. Op dit moment verloopt dit proces nog niet digitaal of automatisch. Om de aanvraag tot subsidies te digitaliseren werd eerst bekeken welke aanvragen er allemaal kunnen plaatsvinden en welke processen daardoor in gang worden gezet. 

Onze projectmanager heeft deze processen allemaal in kaart gebracht en mogelijke opties weergegeven. Dankzij workshops met stakeholders konden we immers alle processen en bijbehorende requirements nauwkeurig vastleggen. Daardoor kan de digitalisering zelf nu vlot van start gaan.

Project 4: Topdesk voor meldingenbeheer

Voor intern en extern meldingenbeheer maakt stad Hasselt gebruikt van de applicatie Topdesk. Momenteel draait deze applicatie nog in hun eigen datacenter. Op termijn wil de stad de applicatie naar de cloud migreren. De projectmanager van ACA is hiervoor alle voorbereidingen aan het treffen. 

Voor deze migratie naar de cloud dient de huidige implementatie van TopDesk in kaart gebracht te worden. Ook dienen enkele bestaande integraties herschreven te worden. Na het herschrijven van deze integraties kan de cloudmigratie van start gaan. 

Ook is het de bedoeling dat alle klachten en meldingen van zowel de inwoners van stad Hasselt als de interne medewerkers binnenkomen in TopDesk. Nu heeft elke interne dienst nog een eigen manier van werken, maar het is de bedoeling om deze werking te uniformiseren samen met het team.

Project 5: Online afspraken voor woonzorgcentra

Door COVID-19 moest stad Hasselt soms snel schakelen en digitale oplossingen voorzien. Zo moest onze projectmanager samen met het team ter plaatse er snel voor zorgen dat afspraken voor bezoeken in twee Hasseltse woonzorgcentra online kunnen gemaakt worden. 

Het huidige afsprakensysteem verliep via Excel, wat organisatorisch niet altijd even overzichtelijk was. De verspreiding van het coronavirus zorgde al snel voor een overbelasting van het onthaal, dat alle bezoeken handmatig registreerde in Excel. 

Stad Hasselt zocht naar een gekende applicatie die snel intern gebruikt kon worden. Zo kwam het team uit bij de Q-Matic applicatie, die al gebruikt wordt om afspraken te maken op het stadhuis. Na het uitwerken van de specifieke requirements (rekening houdend met de specifieke doelgroep), hebben we op korte termijn een nieuwe specifieke registratieflow voor de woonzorgcentra kunnen uitwerken. Bezoekers kunnen nu zelf online een afspraak inplannen, wijzigen of annuleren. Het systeem houdt automatisch rekening met een maximum aantal toegelaten bezoekers per tijdslot. Op deze manier hebben we een oplossing kunnen realiseren die organisatorisch een stuk overzichtelijker en gemakkelijker werkt.

Een unieke aanpak door het gebruik van user stories

Onze mensen brachten een frisse wind in de bestaande teams bij stad Hasselt door enkele methodes die we al jaar en dag bij ACA gebruiken in projecten. Wat er voor de teams bij stad Hasselt uit sprong is de manier waarop onze mensen tijdens een voorbereiding werken aan de hand van user stories samen met de stakeholders. User stories zijn wensen of requirements van de gebruikers die verbeterend en/of opgelost moeten worden. Deze worden aan de hand van sessies met de verschillende stakeholders in kaart gebracht en kunnen nadien gebruikt en gevalideerd worden. Deze methode wil stad Hasselt intern doortrekken in hun eigen projecten en teams.