De woningpas, een digitaal paspoort voor woningen

De woningpas is een gezamenlijk project van verschillende departementen van de Vlaamse overheid. Samen willen VEA, het Department Omgeving, Wonen-Vlaanderen en OVAM alle informatie over een woning bundelen in één digitaal paspoort. Dit digitale platform, de woningpas, moet alle nodige attesten en gekende informatie over een woning of gebouw op één plaats verzamelen. Zowel de eigenaar van de woning als personen met een volmacht kunnen de gegevens bekijken. Zo moet de woningpas leiden tot een vereenvoudigde administratie bij de bouw, verbouwing, verhuur en verkoop van gebouwen.

Een combinatie van technologieën voor het beste resultaat

Liferay als basis voor het platform

Door een uitgebreide proof of concept heeft ACA Group kunnen aantonen dat Liferay DXP een geschikte technologie is voor de woningpas. “Liferay heeft een heleboel voordelen voor een project als de woningpas,” aldus Peter Mesotten, Portal Expert bij ACA. “Het belangrijkste voordeel is misschien wel dat Liferay een modulair platform is, een platform opgebouwd uit vele kleine modules of blokjes met elk hun eigen functionaliteit. Hierdoor kan de woningpas op termijn uitgebreid worden met nieuwe functionaliteit zonder impact op de bestaande modules.” Het platform moet dus niet offline gaan bij de uitbreidingen die de komende jaren gepland staan.

Naast modulariteit heeft Liferay natuurlijk ook nog andere voordelen. “De dashboarding-functie van Liferay laat toe om informatie uit verschillende bronnen samen te voegen op één pagina. Als de burger al ingelogd is in een andere app van de Vlaamse overheid, kan hij ook vlot zijn gegevens van de woningpas raadplegen dankzij de SSO,” legt Peter uit. “Voor de medewerkers van de Vlaamse overheid is het CMS-luik van Liferay dan weer een enorm pluspunt. Zij kunnen het platform namelijk gebruiken om tekstuele informatie op een simpele manier up-to-date te houden.” Kortom, Liferay is een handig platform voor alle partijen die in aanraking komen met de woningpas.

Het nut van widgets

Met behulp van Angular 5 heeft ACA widgets of kleine blokjes informatie gecreëerd die samen op een pagina getoond worden. “De widgets van de woningpas halen hun data uit de databronnen van de verschillende departementen van de Vlaamse overheid. Een tussenlaag gebouwd in Spring Boot, een modulair platform voor microservices, helpt hen hierbij,” verduidelijkt Peter. “Deze microservices vormen de ruwe data van de Vlaamse overheid om naar een interpretatie die betekenisvol is voor de burger.” Bijvoorbeeld, in de plaats van zomaar mee te geven dat het primaire energieverbruik van een woning 24,52 kWh/m²/jaar is, krijgt de burger de interpretatie mee dat zijn woning “zeer energiezuinig” is en het goed doet ten opzichte van gelijkaardige woningen in zijn nabije omgeving. “Caching zorgt er dan weer voor dat data maar één keer opgevraagd moeten worden uit de bronnen van de Vlaamse overheid en daarna in de tussenlaag bewaard worden."

Ook aan de beveiliging van de woningpas wordt natuurlijk voldoende aandacht geschonken. JSON Web Tokens (JWT) beveiligen het communicatiekanaal tussen Liferay en Spring Boot. Het biedt de garantie dat niet-geautoriseerde personen geen data kunnen ophalen die ze niet zouden mogen zien. Zo wordt het onmogelijk voor mensen om gegevens over andere woningen te bekijken.

Een methodologie die de Vlaamse overheid nauw betrekt bij het project

Agile met een snuifje Scrum en Kanban

Bij ACA Group is de agile methodologie volledig ingeburgerd. “In onze projecten gebruiken we altijd een agile combinatie van Scrum en Kanban, zo ook voor de woningpas,” vertelt Reinert D’haene, Business Analyst / Project Manager bij ACA. “De Scrum-aanpak is het best zichtbaar in onze dagelijkse stand-ups met het team en de sprints waarin we telkens een vooraf bepaalde hoeveelheid scope of stories opnemen. Om de drie weken hebben we namelijk een oplevermoment met een demo van de nieuwe functionaliteit van de woningpas. Via een Kanbanbord is dan weer een goede opvolging van het project mogelijk, zowel voor ons als voor de Vlaamse overheid.” Verder zorgt Kanban ervoor dat het team een goede en continue flow van op te nemen issues kan creëren.

“Eigenlijk heb ik een allergie voor het woord agile, omdat het vaak te pas en te onpas gebruikt wordt. In het geval van de woningpas heb ik echter gemerkt dat de aanpak heel dynamisch, gestructureerd en bevattelijk is,” aldus Tine Vande Casteele, Projectleider van de woningpas bij VEA. “Door gebruik te maken van kleine, enorm gedetailleerde user stories, krijgen we een goed overzicht van de structuur van het project. Het is ongelooflijk hoe ACA al vanaf de start van ons project met al die kleine stukjes functionaliteit op systematische manier een prototype heeft kunnen structureren.” Karel Dieussaert, Product Owner van de woningpas, vult aan: “De user stories worden bij het uitschrijven en tijdens de ontwikkeling ook aan een grondige interne review onderworpen. Dit komt de kwaliteit natuurlijk alleen maar ten goede.”

Bij de agile methodologie is het tijdens een project perfect mogelijk om user stories toe te voegen of te schrappen. “De methodologie is dus heel flexibel en laat de nodige bijsturing toe op basis van inzichten die we tijdens het verloop van het project verkregen hebben,” verklaart Karel. “Verder geven de driewekelijkse sprint reviews ons telkens een goed beeld van de voortgang van de woningpas."

Een transparante aanpak voor de klant

Transparantie is een belangrijke waarde voor ACA, zowel binnen de organisatie als naar de klanten toe. “Onze aanpak heeft maximale toegevoegde waarde als we kunnen starten met een wederzijds vertrouwen,” legt Jelle Van der Linden, Digital Flow Consultant bij ACA, uit. “Vertrouwen is echter iets dat je moet verdienen en dat is niet altijd even simpel… Onze transparante communicatie werkt gelukkig meestal al snel enkele twijfels weg, maar de klik die er is tussen het team van de Vlaamse overheid en ACA maakt het helemaal af.”

Karel bevestigt de transparante aanpak van ACA graag: “Het geleverde werk is heel overzichtelijk en duidelijk om op te volgen via JIRA, hun issue- en projecttraceringssysteem.” Vanaf het begin van het woningpas-project is er immers gekozen voor zowel online als offline dashboards met user stories in de vorm van post-its. “Dankzij de dashboards kunnen we perfect opvolgen hoe ver ons project precies staat en of alles volgens planning verloopt,” gaat Tine verder. “Door de onderverdeling in MVP’s (of fases) en user stories hebben we ook een goed zicht op de prognose van ons platform.”

In samenspraak met ACA kan de Vlaamse overheid steeds user stories verplaatsen of het project zelfs versnellen door bij te sturen in het aantal resources. Naast de flexibiliteit in projectvoering prijst Tine ook de testomgeving van ACA “waarin we alles visueel kunnen zien groeien en verifiëren of alles volgens onze wensen en noden geïmplementeerd wordt.” Karel heeft dan weer vooral lof over “de open manier van communiceren rond de onduidelijkheden, assumpties en risico’s van het project.”

Demo’s, een handige manier om bij te blijven

Om de 3 weken houdt ACA een korte, maar krachtige presentatie van 1 à 1,5 uur voor alle departementen bij de Vlaamse overheid die betrokken zijn bij de woningpas. “In de eerste fase van de ontwikkeling zijn vooral VEA en OVAM nauw betrokken, maar tijdens de tussentijdse meetings krijgen alle partijen een update van het project via korte demo’s. Zo blijven ze op de hoogte van de algemene inhoudelijke zaken en de evolutie van het project zonder veel tijd te verliezen,” aldus Tine.

De feedback die tijdens de demo’s naar boven komt, wordt rechtstreeks in user stories gegoten. ACA maakt namelijk onmiddellijk nieuwe users stories aan en zet ze in het online dashboard. Volgens Tine bezorgt dit haar een enorme tijdswinst: “Doordat onze feedback automatisch genoteerd wordt, verliezen we veel minder tijd bij de opvolging. We zien onze feedback meteen verschijnen in het dashboard en weten dat er ook iets mee zal gebeuren.”

Een groot team van experts

“Ondanks het initiële gebrek aan inhoudelijke kennis over energie en gebouwen heeft ACA al sinds de start van het project een goede kijk op de nodige functionaliteit voor het woningpas-platform,” zet Tine haar verhaal verder. “Op basis van de user stories is er dan een inschatting gemaakt van de ontwikkeling en de bijhorende kosten. Tot nu toe is zowel de functionaliteit als het budget zelf volledig in lijn met de verwachtingen. Het vraagt toch de nodige expertise om dit correct te voorspellen.”

Verder zet ACA altijd een veelzijdig team van analisten en ontwikkelaars met een specifieke vakkennis in naargelang de behoeften van het project. Volgens Karel heeft ACA dan ook een mooi uitgebalanceerd en complementair team samengesteld voor de woningpas. Verder heeft hij het over “het onderzoekswerk en de interne expert-reviews die voor een consistente oplossing zorgen” als teken van de expertise van ACA.

Het woningpasteam bestaat eigenlijk uit 3 verschillende partijen die samen als één team aan een gemeenschappelijk doel werken. Of ze nu in één van de ACA-kantoren of bij OVAM op kantoor zitten, er heerst altijd een goede sfeer tussen alle teamleden. Dat is ook hetgeen wat het project zo goed doet lopen. Of zoals Jelle het uitlegt: “Het werkt enorm motiverend voor het hele ACA-team dat het team van de Vlaamse overheid zich openstelt en ACA vertrouwt en betrekt in alle aspecten van het project.”

In november 2019, won de woningpas de Henry van de Velde Design Award 2020 in de Digital Product categorie.

Woningpas blijft verder verbeteren

Bovendien staat de ontwikkeling van de Woningpas niet stil. We blijven het platform verder verbeteren en ontwikkelen. Zo hebben we Woningpas uitgebreid met info over de energie- en waterhuishouding van woningen. We werkten samen met heel wat partijen, waaronder Fluvius en de Vlaamse Milieumaatschappij om ervoor te zorgen dat ook elektriciteit, water, gas, zonnepanelen, waterlopen en nog veel meer nu zichtbaar zijn binnen het portaal.