Aqtor! stroomlijnt afspraken met nieuwe planningstool

In de zorg draait alles om efficiëntie en focus op de noden van de patiënt. Maar wat als afsprakenbeheer een tijdrovende uitdaging wordt? Aqtor!, specialist in orthopedische- en mobiliteitshulpmiddelen, vond samen met ACA Group de oplossing in Planit, een innovatief planningssysteem dat zowel tijd bespaart, als de kwaliteit van de zorg verhoogt. Ontdek hoe deze samenwerking Aqtor! hielp om hun processen te stroomlijnen en de klanttevredenheid naar een hoger niveau te tillen.

Over Aqtor!

Aqtor! is een toonaangevend Belgisch bedrijf dat zich richt op professionele maatname, productie en aflevering van orthesen, prothesen, steunzolen, orthopedische schoenen, mobiliteitshulpmiddelen en bandagisterie. De zorg voor de patiënt staat centraal, en het bedrijf werkt voortdurend aan het optimaliseren van de zorgprocessen. Met een sterk groeiend team en een focus op efficiëntie was het essentieel om een centrale oplossing te vinden voor de planning van afspraken en activiteiten van hun verstrekkers, specialisten die werken in ziekenhuizen en medische centra.

De uitdaging: overwicht behouden in complexe planningen

Vóór de ontwikkeling van de Planit-app gebruikte Aqtor! een combinatie van Excel en Outlook om de complexe planningen van hun verstrekkers bij te houden. Dit was een tijdrovende en foutgevoelige manier van werken, vooral omdat het bedrijf bleef groeien. "Hoe groter we werden, hoe moeilijker het werd om alles bij te houden. Zeker met vakantieplanning was het in Excel bijna niet te doen", aldus Eva Moens, Coördinator Business Process Consultancy bij Aqtor!.

De coördinatoren bij Aqtor! hadden behoefte aan een systeem dat de locatie van verstrekkers en hun beschikbaarheid overzichtelijk maakte, zodat zij patiënten snel en efficiënt konden inplannen. "Het was moeilijk om snel te weten waar een verstrekker zich op een bepaald moment bevond en om vervolgens een afspraak in te plannen", legt Eva uit. De nood aan een efficiënt systeem was duidelijk, vooral omdat Aqtor! bleef uitbreiden en er steeds meer verstrekkers en locaties bij kwamen.

Python als ultieme technologiekeuze voor Planit

Bij de ontwikkeling van Planit koos ACA Group bewust voor Python en het Django-framework. Kamen Zhekov, Python en AI Engineer bij ACA Group, legt uit: "We kozen voor Python en Django omdat veel van de benodigde functionaliteiten al standaard aanwezig zijn. Het framework is ideaal voor complexe projecten met restricties, database modellering, en rolgebaseerde toegangscontrole en gebruikersbeheer, die allemaal al ingebouwd zijn in Django."

Deze technologiekeuze was niet alleen efficiënt, maar ook kosteneffectief. Door de veelzijdige mogelijkheden van Django konden veel complexe processen soepel worden ingericht, zonder dat er veel maatwerk nodig was. Bovendien beschikte ACA Group over de juiste interne kennis om de applicatie exact af te stemmen op de wensen van Aqtor!.

Een andere belangrijke factor was de schaalbaarheid van Python. De planningsbehoeften van Aqtor! blijven groeien naarmate het aantal verstrekkers en locaties toenemen, en Python biedt de flexibiliteit om de applicatie mee te laten evolueren. De sterke integratiemogelijkheden, zoals met hun ERP-systeem, stelden ACA in staat een naadloze, toekomstbestendige oplossing te creëren.

De oplossing: Planit

In samenwerking met ACA Group begon Aqtor! aan de ontwikkeling van Planit, een op maat gemaakte planningstool die naadloos integreert met hun ERP-systeem. Planit biedt een overzicht van waar elke verstrekker zich op elk moment bevindt, zodat patiënten gemakkelijk kunnen worden ingepland op basis van hun locatie. "De tool is volledig geïntegreerd met ons ERP-systeem en haalt automatisch patiënt- en locatiegegevens op. Hierdoor kunnen we eenvoudig en snel afspraken maken, wat zowel voor ons als voor de patiënt een enorme verbetering is."

Een van de belangrijkste voordelen van Planit is de centralisatie van de planning in één systeem. Dit heeft geleid tot meer inzicht en controle over de beschikbaarheid van verstrekkers. Eva benadrukt: "Vroeger planden de meeste zorgverstrekkers zelf hun patiëntenafspraken in. Met Planit kunnen afspraken voortaan ook makkelijk door de coördinatoren op kantoor worden ingepland. Als een patiënt belt naar ons kantoor kunnen we nu tenminste snel en makkelijk een afspraak inplannen. Van zodra een afspraak wordt ingepland, krijgt de patiënt nu ook automatisch een SMS-bericht en e-mail ter bevestiging." 

“Persoonlijk contact en meedenken maken het verschil”

"Het persoonlijke contact met ACA was een van de doorslaggevende factoren om voor hen te kiezen", vertelt Eva. "Ze denken echt mee met ons bedrijf en komen met suggesties die verder gaan dan enkel het uitvoeren van onze vragen. Dit proactieve meedenken heeft enorm bijgedragen aan het succes van het project."

Gedurende het hele proces hield ACA nauw contact met Aqtor! om ervoor te zorgen dat het project soepel verliep. "Wekelijks hadden we meetings waarin we de status van het project bespraken. Dit zorgde voor een goede afstemming en heldere communicatie", aldus Eva. Ook de flexibiliteit en het vermogen om snel in te spelen op dringende issues, zoals prestatieproblemen in een vroege fase, werden zeer gewaardeerd: "Ze zijn altijd bereikbaar en doen hun uiterste best om ons zo snel mogelijk te helpen."

Meer efficiëntie en betere coördinatie na één jaar Planit

Na ongeveer een jaar in gebruik te zijn, heeft Planit al aanzienlijke verbeteringen opgeleverd. "Onze medewerkers hebben even moeten wennen aan de nieuwe manier van werken, want het is wel een proces van verandering geweest”, zegt Eva. “Toch is de feedback overwegend positief." Hoewel er nog enkele optimalisaties nodig zijn, zoals het verbeteren van de synchronisatie met Outlook, blijft Aqtor! investeren in de verdere ontwikkeling van de tool.

De lancering van Planit heeft bijgedragen aan meer efficiëntie en een betere coördinatie tussen verstrekkers en administratief personeel. Aqtor! kijkt met vertrouwen naar de toekomst, waarbij de komende updates, zoals MVP4, nog meer functionaliteiten en verbeteringen zullen toevoegen.

"Hoge betrokkenheid van ACA is grote troef"

Eva besluit: "Wat ACA onderscheidt, is hun persoonlijke aanpak en hun vermogen om echt met ons mee te denken. Ze zetten zich in om ervoor te zorgen dat de oplossing werkt voor ons bedrijf en houden ons continu betrokken bij het proces. Ik zou ACA zeker aanbevelen aan anderen vanwege hun sterke communicatie, hoge betrokkenheid en efficiënte manier van werken."