Hoe ons onboarding platform nieuwe collega’s een vliegende start geeft. (En HR heel wat tijd bespaart)

Goed onboarden, daar kruipt veel tijd en moeite in. Want hoe hou je vanuit HR het overzicht op al die trajecten? Hoe bewaak je de kwaliteit? En hoe maak je van je onboarding meer dan een resem verplichte nummertjes? Wij ontwikkelden voor onszelf een eigen onboarding platform: N-ACA. Een digitale gids voor nieuwe collega’s en een efficiëntere manier van werken voor ons HR-team.

Uitdaging: meerdere kantoren + verschillende tools = versnipperde onboarding

Vroeger gebeurde onze onboarding via losse documenten, mails, goedbedoelde lijstjes en een standaard project management tool.

Maar die aanpak bood onvoldoende antwoord op de uitdagingen waar we voor staan: 

• heel veel informatie om te delen, 
• meerdere kantoren,
•  verschillende business units met een net iets andere onboarding aanpak.
• En collega’s die bij ons op kantoor werken, maar ook on site

Voor onze nieuwe collega’s voelde die aanpak chaotisch en versnipperd aan. 

Tegelijk kostte het onze HR-collega’s veel tijd om al die informatie op al die verschillende locaties up-to-date te houden. En al die verschillende trajecten op te volgen.

Hoe kunnen we onze onboarding verbeteren?

Ons HR-team stond dus voor verschillende uitdagingen:

• Hoe centraliseren we al die informatie voor nieuwe collega’s?
• Hoe houden we die info zo makkelijk mogelijk up-to-date?
• Hoe houden we het overzicht op waar elke nieuwe collega zit in zijn of haar onboarding?
• Hoe zijn we zeker dat alles op elke locatie en business unit op een uniforme manier gebeurt?

En natuurlijk de allerbelangrijkste vraag: hoe geven we die nieuwe collega’s de best mogelijke onboarding experience?  Zodat ze alle belangrijke informatie meekrijgen, zonder dat er een information overload is tijdens die eerste weken.

Eén van de schermen voor nieuwe collega’s. Het hele platform zit in een ruimtevaart-jasje, een knipoog naar NASA.

Oplossing: onboarding platform op maat

De oplossing? Ons eigen onboarding platform: N-ACA. Uit te spreken zoals de Amerikaanse ruimtevaartorganisatie 🚀.

Wat is de rol van ons nieuwe onboarding platform?

Voor onze nieuwe collega’s…

is N-ACA een digitale gids die alle relevante onboarding informatie bundelt in één overzichtelijke omgeving. Ze kunnen het traject op eigen tempo doorlopen.

Elke stap die ze zetten, staat symbool voor een belangrijk onderdeel van hun start:

📥 Tools en accounts activeren
🤝 Team en collega's leren kennen
💡 Inzicht in onze cultuur en waarden
🔧 Praktische info om zelfstandig aan de slag te gaan

Voor ons HR-team…

is N-ACA de plek waar ze alle onboarding info kunnen beheren. Geen wirwar meer aan informatie op verschillende locaties, maar één centraal verzamelpunt.

Daarnaast kunnen ze vanuit dit platform ook het onboarding traject van elke collega opvolgen:

• Wie zit waar in zijn of haar traject? 
• Welke stappen zijn al gezet?
• Waar moeten we bijsturen?

Pagina met persoonlijk profiel. Hier kan elke nieuwe collega zijn of haar traject opvolgen. En zich met een korte bio voorstellen aan andere collega’s.

Aanpak: de voordelen van maatwerk, zonder het prijskaartje dankzij Low-Code.

De tech

We kozen met OutSystems bewust voor een Low-Code aanpak voor ons onboarding platform.

Low-Code laat ons toe om een platform op maat uit te werken, en tegelijk de ontwikkelingsuren beperkt te houden. Zo combineren we het beste van twee werelden: 

• het lagere prijskaartje van een standaardoplossing 
• en alle voordelen van maatwerk.

Low-code offering lead Gregory Van Dorpe: “N-ACA bewijst dat je met Low-Code een top notch front end en geweldige user experience kan creëren. Er is het vooroordeel dat Low Code gelijk staat aan basic user interfaces. Dat de mogelijkheden beperkt zijn. Klopt niet! N-ACA ziet er geweldig uit.”

Nog een voordeel van maatwerk met OutSystems: dit systeem voorziet de hele hosting en operations. Vertaald: het vraagt amper onderhoud voor de security en hosting.

De knipoog

N-ACA, geïnspireerd door NASA. 

Het ruimte-thema maakt het geheel visueel herkenbaar en houdt het traject licht.

Om alles zo fun mogelijk te maken, voegden we een vleugje gamification toe. Zo integreerden we bijvoorbeeld quizjes om de opgedane  kennis te testen. Of kunnen collega’s pas het volgende level van hun onboarding unlocken als ze alle opdrachten in het huidige level uitvoerden.

Een persoonlijke missiepagina. Hier kan elke collega zijn of haar onboarding-quests volgen en de voortgang doorheen het volledige traject bekijken.

Resultaat: een betere onboarding experience voor onze nieuwe collega’s

Het resultaat van dit eigen onboarding platform? Veel positieve reacties van onze nieuwe collega’s.