Jira Service Management bij Clarebout: méér dan enkel een IT-helpdesk!

Clarebout is één van de belangrijkste spelers ter wereld op gebied van diepgevroren aardappelproducten voor private labels. Sinds 1988 ontwikkelt en produceert dit Belgische familiebedrijf producten volledig op maat van hun klanten.

De uitdaging: Vervangen van IT-servicedesk

Clarebout is de afgelopen jaren flink gegroeid. Door de sterke groei van het bedrijf, inclusief IT, voldeed het open-source systeem om tickets voor de IT-afdeling op te volgen en te beheren niet meer. Er was nood aan een nieuwe IT-servicedesk en een betrouwbare partner voor de implementatie. Die vonden ze in ACA.

Ons antwoord: Jira Service Management als veelzijdige totaaloplossing

Clarebout koos zelf al voor Jira Service Management uit de Atlassian productsuite als oplossing. Jira is een moderne servicedesk gericht op samenwerking, snelle dienstverlening en een uitstekende integratie met andere Atlassian producten. Door een gerichte samenwerking en een efficiënte aanpak konden we Jira maar liefst 50% sneller implementeren. De extra tijd gebruikten we om medewerkers van Clarebout op te leiden. Daardoor kan Clarebout nu zelfstandig een groot deel van de configuratie in handen nemen, maar nog steeds beroep doen op ACA voor gespecialiseerde kennis.

Eerste uitbreiding: inventarisatie van 800 camera's, 300+ telefoons, servers en meer

Dankzij het succes van het project, in combinatie met het grote wederzijdse vertrouwen tussen Clarebout en ACA, breidde het project al snel verder uit. Als volgende stap in het project inventariseerden we de hele infrastructuur (Clarebouts fabrieksomgeving telt zo’n 800 camera’s, meer dan 300 telefoons, … ) in Jira met behulp van Lansweeper en Insight. Daardoor geniet Clarebout nu van één ticketsysteem voor zowel de IT-servicedesk als infrastructuurmanagement.

Tweede uitbreiding: ondersteuning bij nieuwbouw

Om zijn sterke groei verder te ondersteunen bouwt Clarebout een aantal nieuwe fabrieken. Ook hier bleek Jira een ideaal hulpmiddel te zijn. De planning, huidige status, verantwoordelijken, verbonden risico’s en andere details van een werf zijn opgeslagen in Jira. Zo kan Clarebout precies opvolgen hoe de bouw van een fabriek vordert. Jira dient echter niet enkel ter opvolging, maar biedt ook actieve ondersteuning tijdens de bouw.

Indien er zich een probleem voordoet op de werf, stuurt het systeem automatisch een melding naar betrokken personen. Zo krijgen zij onmiddellijk alle relevante informatie, zoals

• wat het risico of huidige gevaar is,
• wie de verantwoordelijke aannemer is,
• en op welke site het probleem zich voordoet.

Dit project laat zien dat we veel meer kunnen met Jira dan enkel het opzetten van een ticketmanagementsysteem of helpdesk. Bovendien is ons traject bij Clarebout een mooi voorbeeld van hoe een initiële vraag kan uitgroeien tot een indrukwekkend project dankzij wederzijds vertrouwen en sterke domeinkennis.